MAIL MERGE : Kolaborasi Data

Mailings atau disebut juga mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fasilitas ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangatlah banyak.

Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan surat-surat lain yang dimungkinkan dengan format yang sama, serta isi dari surat sama sedang si penerima berbeda-beda dan dalam jumlah yang banyak semisal sebuah undangan.

1. Surat yang kita buat akan lebih cepat dalam pembuatannya dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu.
2. Jumlah halaman untuk surat lebih sedikit.
3. Apabila isi surat yang sama dengan tujuan penerima surat dan alamat surat  berbeda, hanya diperlukan menambahkan data pada data surat
4. Data tujuan dari surat-surat tersebut (data penerima) dimungkinkan tersimpan ke database, sehingga masih dapat digunakan untuk keperluan surat lain yang dibutuhkan.

Membuat Dokumen Surat Massal (Mailings)

A. Dokumen yang dibutuhkan dalam pembuatan surat masal (mail merge)

Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mailings atau mail merge, yaitu:

1. Dokumen Master, dokumen utama atau dokumen induk yang merupakan format dari isi surat dengan isinya sama untuk semua penerima yang berbeda.
2. Data Source, yaitu dokumen data atau data yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Untuk data source dalam pembahasan ini menggunakan Microsoft Excel.

Beberapa keuntungan menggunakan data source atau dokumen data menggunakan program Microsoft Excel adalah : 

• penggunaannya lebih cepat, 
• lebih mudah mengontrol dan menambah data baru, 
• lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya, 4) juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.

B. Langkah-langkah membuat surat masal (mail merge) kolaborasi dengan data dari program pengolah angka (Microsoft Excel)

a. Langkah Ke Satu

Buatlah data yang akan dimasukkan dalam naskah surat utama, data tujuan alamat dari surat yang dibuat. Data ini kita ketik dalam program Microsoft Excel yang merupakan sumber datanya (source data). Kemudian kita simpan file data tersebut dengan nama Data Surat atau bisa sesuai dengan keinginan kita untuk file simpanan data surat tersebut.